關(guān)于征求《房地產(chǎn)估價檔案管理指導(dǎo)意見》意見的通知
我會二屆五次理事會初次審議了《房地產(chǎn)估價檔案管理指導(dǎo)意見（草案）》。會后，秘書處根據(jù)理事提出的修改意見，對該指導(dǎo)意見進行了修改，形成了《房地產(chǎn)估價檔案管理指導(dǎo)意見（征求意見稿）》?，F(xiàn)全文公布，向廣大房地產(chǎn)估價師、房地產(chǎn)估價機構(gòu)公開征集意見。
大家可發(fā)送電子郵件（zhangyong@cirea.org.cn）提出意見，也可以將意見寄送中國房地產(chǎn)估價師與房地產(chǎn)經(jīng)紀人學(xué)會(北京市海淀區(qū)首體南路9號主語國際7號樓11層，郵編：100048，聯(lián)系人：張勇)。意見征集截止日期：2014年4月30日。
房地產(chǎn)估價檔案管理指導(dǎo)意見
（征求意見稿）
第一條（制定目的和依據(jù)） 為加強和規(guī)范房地產(chǎn)估價檔案管理，保證房地產(chǎn)估價檔案完整、真實和安全，促進房地產(chǎn)估價行業(yè)健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《房地產(chǎn)估價機構(gòu)管理辦法》等法律法規(guī)以及國家標準《房地產(chǎn)估價規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，制定本指導(dǎo)意見。
第二條（估價檔案的定義） 本指導(dǎo)意見所稱房地產(chǎn)估價檔案（以下簡稱估價檔案），是指房地產(chǎn)估價機構(gòu)（以下簡稱估價機構(gòu)）和注冊房地產(chǎn)估價師（以下簡稱估價師）在估價活動中獲得和形成的具有保存價值的各種文字、圖表、影像等形式的資料。
第三條（估價檔案管理制度） 估價機構(gòu)應(yīng)當建立健全估價檔案管理制度，明確一名機構(gòu)主要負責人主管估價檔案管理工作，并指定專人負責實施估價檔案管理工作。有條件的估價機構(gòu)，應(yīng)當配備專職人員或者設(shè)立專門部門負責實施估價檔案管理工作。
第四條（分支機構(gòu)檔案管理） 估價機構(gòu)應(yīng)當加強對分支機構(gòu)估價檔案的管理，督促分支機構(gòu)嚴格執(zhí)行估價檔案管理制度，定期檢查分支機構(gòu)估價檔案管理工作。有條件的估價機構(gòu)，應(yīng)當將分支機構(gòu)的估價檔案集中到估價機構(gòu)統(tǒng)一管理。
第五條（檔案管理流程） 估價檔案管理工作應(yīng)當包括估價檔案的收集、整理、保存、利用和銷毀等。
第六條（歸檔范圍） 下列估價資料應(yīng)當歸檔：
（一）估價報告，包括封面、致估價委托人函、目錄、注冊房地產(chǎn)估價師聲明、估價假設(shè)和限制條件、估價結(jié)果報告、估價技術(shù)報告、附件；
（二）估價委托書和估價委托合同；
（三）估價所依據(jù)的估價委托人提供的資料；
（四）估價對象實地查勘記錄；
（五）估價報告內(nèi)部審核記錄；
（六）估價中的重大分歧意見記錄；
（七）有重要專業(yè)幫助的專業(yè)意見。
第七條（保存形式） 估價報告中除估價技術(shù)報告以外的部分，以及估價委托書和估價委托合同、估價所依據(jù)的估價委托人提供的資料、估價對象實地查勘記錄、估價報告內(nèi)部審核記錄、估價中的重大分歧意見記錄、有重要專業(yè)幫助的專業(yè)意見，應(yīng)當采用紙介質(zhì)保存。其他估價資料可以采用電子介質(zhì)保存。
有條件的估價機構(gòu)，可以將紙質(zhì)估價檔案電子化，同時采用電子介質(zhì)保存。
估價資料同時采用紙介質(zhì)和電子介質(zhì)保存的，兩者的內(nèi)容應(yīng)當一致；內(nèi)容不一致的，除有證據(jù)證明紙介質(zhì)的內(nèi)容確有錯誤外，以紙介質(zhì)的內(nèi)容為準。
第八條（形式和樣式的統(tǒng)一） 估價機構(gòu)對歸檔的估價資料應(yīng)當統(tǒng)一形式和樣式，保證字跡清楚、影像清晰、頁面整潔。
電子估價資料的歸檔，應(yīng)當按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T 117-2007）執(zhí)行。
第九條（估價資料移交） 估價資料應(yīng)當自估價報告出具之日起30日內(nèi)完成歸檔。估價機構(gòu)內(nèi)任何部門和個人不得拒絕估價資料歸檔或者將其據(jù)為己有。
第十條（估價資料檢查） 估價資料歸檔時，應(yīng)當檢查是否齊全、完整。對于符合歸檔要求的估價資料，應(yīng)當及時予以歸檔；對于不符合歸檔要求的估價資料，應(yīng)當完善后予以歸檔。
第十一條（檔案分類方法） 估價檔案應(yīng)當以方便歸檔管理和查找利用為原則，按照“年度—估價目的—地區(qū)”或者“估價目的—年度—地區(qū)”等方法進行分類。規(guī)模較小的估價機構(gòu)，分類層次可相應(yīng)減少。分類方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。
第十二條（估價資料立卷） 估價資料應(yīng)當按照“一個估價項目一檔”和本指導(dǎo)意見第六條所列順序整理立卷，并編制卷內(nèi)目錄、案卷編號，填寫備考表、案卷封面和案卷脊背。
第十三條（編制案卷目錄和檔案索引） 估價檔案分類后應(yīng)當按照年度或者估價目的及時編制案卷目錄。估價機構(gòu)可以采用估價報告編號、估價項目名稱、估價委托人等作為關(guān)鍵詞編制檔案索引。
第十四條（保存場所） 估價機構(gòu)應(yīng)當配置適當?shù)膱鏊捅匾难b具保存估價檔案。電子估價檔案應(yīng)當有專門的存儲器，并具有兩個以上安全的備份。
第十五條（禁止變動） 估價檔案應(yīng)當有序存放、妥善保管、避免損壞、防止丟失、查找方便。任何單位和個人不得對估價檔案的內(nèi)容進行改動、更換和刪除。
對于已歸檔的估價檔案，應(yīng)當定期進行檢查。發(fā)現(xiàn)檔案毀損或者丟失的，應(yīng)當按照規(guī)定采取補救措施，滿足歸檔要求。
第十六條（保密要求） 估價機構(gòu)應(yīng)當制定估價檔案查閱辦法，明確查閱手續(xù)等事項，對估價檔案中涉及的國家秘密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和個人隱私應(yīng)當予以保密。
第十七條（保存期限） 估價檔案的保存期限自估價報告出具之日起不得少于10年。法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。
第十八條（合作項目的檔案管理） 兩家以上房地產(chǎn)估價機構(gòu)合作承擔同一估價項目的，應(yīng)當共同協(xié)商確定一家房地產(chǎn)估價機構(gòu)為牽頭單位，負責估價項目的檔案管理。
第十九條（檔案銷毀） 估價檔案保存期限屆滿，可以對沒有繼續(xù)保存和利用價值的估價檔案進行銷毀。
需要銷毀的估價檔案，應(yīng)當提取估價報告編號、估價項目名稱、估價委托人、估價目的、估價對象、估價結(jié)果、估價師等數(shù)據(jù)。提取的數(shù)據(jù)應(yīng)當以電子介質(zhì)永久保存。
第二十條（檔案移交） 估價檔案管理人員或者部門發(fā)生變動的，應(yīng)當及時辦理檔案交接手續(xù)。
估價機構(gòu)分立、合并、終止（包括撤銷、解散、破產(chǎn)等），估價檔案管理人員應(yīng)當會同有關(guān)單位和人員編制估價檔案移交清冊，按照下列規(guī)定移交檔案。
（一）估價機構(gòu)分立的，應(yīng)當將估價檔案移交承繼原房地產(chǎn)估價機構(gòu)資質(zhì)的一方；
（二）估價機構(gòu)合并的，應(yīng)當將估價檔案移交合并后存續(xù)或者新設(shè)立的估價機構(gòu)；
（三）估價機構(gòu)終止的，應(yīng)當將估價檔案移交所屬地區(qū)檔案館。檔案館根據(jù)檔案價值確定接收或者有償代管。
第二十一條（其他情況檔案管理） 估價機構(gòu)對于未完成但已終止的估價項目的估價資料，應(yīng)當參照本指導(dǎo)意見歸檔。
房地產(chǎn)咨詢等非房地產(chǎn)估價業(yè)務(wù)檔案的管理，參照本指導(dǎo)意見執(zhí)行。
第二十二條（解釋機構(gòu)） 本指導(dǎo)意見由本會常務(wù)理事會負責解釋。
第二十三條（施行日期） 本指導(dǎo)意見已經(jīng)2014年 月 日本會第三屆理事會第 次會議審議，自2014年 月日起施行。