用信息系統(tǒng)提升房產(chǎn)評(píng)估公司溝通效率
作者：鄒宇
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，中國(guó)經(jīng)濟(jì)已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代。房地產(chǎn)評(píng)估公司作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的一員，也要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化而提升自身的信息化水平。本文總結(jié)與分享了一個(gè)公司在信息化工作中用短信自動(dòng)發(fā)送系統(tǒng)來(lái)解決房產(chǎn)評(píng)估公司內(nèi)部溝通效率的簡(jiǎn)單案例。
1.背景
現(xiàn)場(chǎng)查勘是評(píng)估業(yè)務(wù)過(guò)程中必要的環(huán)節(jié)，查勘人員在業(yè)務(wù)到來(lái)之前往往都在公司以外的地方進(jìn)行查勘工作，這就帶來(lái)了一個(gè)問(wèn)題。如果等到查勘人員回到公司進(jìn)行交接再出發(fā)查勘必然會(huì)造成時(shí)間的浪費(fèi)。如何快速有效的將評(píng)估業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容傳達(dá)給正在進(jìn)行查勘的工作人員呢？
通常的處理方法是部門(mén)經(jīng)理通過(guò)短信通知的方法將信息發(fā)送到其他人手機(jī)中。但這種處理方法導(dǎo)致了另一個(gè)問(wèn)題。就是這個(gè)操作會(huì)占用了大量項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)間，在項(xiàng)目集中出現(xiàn)的時(shí)候會(huì)造成項(xiàng)目經(jīng)理壓力過(guò)大。
在此我們可以做一個(gè)粗略的計(jì)算，一般一條需要傳遞給外業(yè)人員的項(xiàng)目基本信息內(nèi)容需要90個(gè)字符。假如項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)電腦輸入來(lái)發(fā)送短信（如果通過(guò)手機(jī)按鍵來(lái)發(fā)送的話就更慢了），按照一般人員的打字速度100字/分鐘錄入，每個(gè)項(xiàng)目需要約1分鐘的時(shí)間來(lái)通知外業(yè)人員。
由此可知，部門(mén)經(jīng)理每日將會(huì)花費(fèi)一個(gè)半小時(shí)的時(shí)間僅僅用在通知內(nèi)部人員這件很小而又簡(jiǎn)單的事情上。由于其耗時(shí)與業(yè)務(wù)量是1：1同步遞增關(guān)系，隨著業(yè)務(wù)量的成長(zhǎng)必然會(huì)出現(xiàn)瓶頸效應(yīng)。
2.解決方案
因?yàn)椴块T(mén)經(jīng)理的工作職責(zé)有很多，這一項(xiàng)職責(zé)耗時(shí)過(guò)多必然影響其他工作職責(zé)的發(fā)揮。而且部門(mén)經(jīng)理一般是處理較復(fù)雜工作內(nèi)容的人員，其花費(fèi)大量時(shí)間處理簡(jiǎn)單的工作內(nèi)容對(duì)于公司而言是一種浪費(fèi)。所以解決這個(gè)問(wèn)題就要減輕項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)擔(dān)，將錄入業(yè)務(wù)信息的工作內(nèi)容與項(xiàng)目經(jīng)理分離，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息錄入，項(xiàng)目經(jīng)理只負(fù)責(zé)信息的分配和協(xié)調(diào)。
使用短信自動(dòng)發(fā)送系統(tǒng)后，接單人員將信息先錄入系統(tǒng)，然后逐個(gè)發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行分配，分配后由系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送通知短信到外部人員。這樣做之后，既節(jié)省了項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)間，又解決了公司處理業(yè)務(wù)的瓶頸問(wèn)題。
3.解決效果
從解決效果來(lái)看，信息通過(guò)一次錄入實(shí)現(xiàn)了多次使用。項(xiàng)目經(jīng)理只要在接單人員的項(xiàng)目上進(jìn)行一個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)而無(wú)需重復(fù)粘貼或錄入，從而簡(jiǎn)化了工作內(nèi)容。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理可以對(duì)多個(gè)項(xiàng)目接單人員進(jìn)行處理，從而增強(qiáng)了公司組織結(jié)構(gòu)的可擴(kuò)展性。
4.總結(jié)
以上的案例雖然很簡(jiǎn)單，但卻涉及到了效率管理、人員的調(diào)配、信息化工具的使用等多個(gè)方面，之所以能夠順利解決；所依靠的是公司領(lǐng)導(dǎo)、同事大家長(zhǎng)時(shí)間共同的配合與努力才能形成真正的解決方案。在這個(gè)過(guò)程中，本人也通過(guò)實(shí)際解決這樣的問(wèn)題學(xué)習(xí)了他人處理各種問(wèn)題所使用的方法和知識(shí)，得到了與大成公司、大成人的共同成長(zhǎng)！